Stappenplan voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en systemen

 Als organisatie staat u voor de uitdaging om uw digitale weerbaarheid te vergroten én uw operationele efficiëntie te optimaliseren. Een fundamentele stap die aan beide doelen bijdraagt, is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en informatiesystemen. Maar waar begint u?

Een logische eerste vraag is: hoe breng je de huidige situatie in kaart? Het antwoord ligt in een systematische analyse en documentatie van uw bestaande processen en systemen, waardoor u inzicht krijgt in de huidige werking, potentiële knelpunten en uiteindelijk cybersecurity risico's. Dit blog leidt u door de essentiële stappen en modellen.

In dit blogartikel zullen we de volgende onderwerpen behandelen.

• Wat zijn procesbeschrijvingen en waarom pas je dit toe ten behoeve van de informatiebeveiliging
• Modellen om systemen en bedrijfsprocessen in kaart te brengen
• Procesbeschrijving binnen informatiebeveiliging in 8 stappen
• Processen in kaart brengen met een tool
• Procesoptimalisatie en verbetering

Analyseerptimaliseer eenvoudig jouw bedrijfsprocessen en systemen met Base27. Probeer nu 30 dagen gratis.

Wat zijn procesbeschrijvingen en waarom pas je dit toe ten behoeve van de informatiebeveiliging?

Procesbeschrijvingen zijn beschrijvingen van de verschillende stappen en activiteiten die nodig zijn om een ​​bepaald proces of taak binnen het bedrijf uit te voeren. Ze worden opgesteld om te definiëren hoe een organisatie werkt, om de efficiëntie van een proces te verbeteren, om te voldoen aan wet- en regelgeving en/of om kwaliteitsnormen te handhaven. Een beschrijving van een bedrijfsproces wordt ook wel business process mapping genoemd. 

De basis van het in kaart brengen wordt gevormd door gedetailleerde procesbeschrijvingen. Maar hoe maak je een goede procesbeschrijving? Een effectieve beschrijving is helder, voldoende gedetailleerd om de uitvoering te begrijpen (zonder te verzanden in details), identificeert de input en output van elke activiteit, benoemt de verantwoordelijke rollen en de gebruikte technologie. Belangrijk is om een helder, bruikbaar en overzichtelijk document te creëren. Denk hierbij aan de stappen, betrokkenen, middelen en eventuele regels. Dit helpt ook bij de vraag: hoe beschrijf je een werkproces? Door de opeenvolgende acties, verantwoordelijkheden en mogelijke variaties vast te leggen, ontstaat een duidelijk beeld van de uitvoering. Deze beschrijvingen staan centraal voor informatiebeveiliging, omdat ze kwetsbaarheden blootleggen en de basis vormen voor beveiligingsmaatregelen.

Binnen informatiebeveiliging worden de procesbeschrijvingen gebruikt om de beveiligingsprocedures van een organisatie te documenteren en te standaardiseren. Daarbij kan aan de hand van de procesbeschrijvingen bekeken worden welke kwetsbaarheden er zijn ten aanzien van verlies of ongeautoriseerde toegang tot vertrouwelijke gegevens. Dit alles helpt bij het verminderen van fouten en inconsistenties in de informatiebeveiliging en maakt het mogelijk om gericht naleving te controleren en bij te houden. 

Deze procesbeschrijvingen worden gebruikt om nieuwe medewerkers te trainen en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de procedures en verantwoordelijkheden met betrekking tot informatiebeveiliging. 

Lees ook: Het opstellen van een calamiteitenplan

Modellen om systemen en bedrijfsprocessen in kaart te brengen

Om structuur aan te brengen in het inzichtelijk maken van systemen en bedrijfsprocessen, zijn er verschillende procesmodellen beschikbaar. Met een procesmodel verbetert u de communicatie, vereenvoudigt de analyse en krijgt u inzichtelijk waar optimalisaties mogelijk zijn. 

Elk model biedt een eigen focus en detailniveau. De volgende modellen worden vaak gebruikt om bedrijfsprocessen en systemen in kaart te brengen.

• SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer): Dit model wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te begrijpen en te verbeteren. Het beschrijft de verschillende stappen in een proces en identificeert de leveranciers, invoergegevens, processtappen, uitvoergegevens en klanten die betrokken zijn bij het proces. Door middel van de SIPOC krijgt u inzicht in hoe een proces is opgebouwd.
• BPMN (Business Process Model and Notation): Dit is een grafische notatie voor het modelleren van bedrijfsprocessen en biedt een meer gedetailleerde weergave. Het BPMN maakt gebruik van symbolen en diagrammen om de stappen in een proces weer te geven, samen met de informatiestroom en de beslissingen die worden genomen. Het biedt een weergave door gestandaardiseerde notaties te gebruiken voor activiteiten, beslissingen en stromen. Hiermee kunnen complexe processen visueel modelleren.
• UML (Unified Modeling Language): Dit is een modelleringstaal die wordt gebruikt om softwareontwerp en -ontwikkeling te documenteren en te communiceren. Het omvat diagrammen voor proces- en systeem analyse, zoals use case-diagrammen en activiteitendiagrammen. UML biedt de mogelijkheid om een process overzichtelijk te modelleren. 
• DFD (Data Flow Diagram): De DFD is een visueel hulpmiddel om de informatiestroom in een systeem te modelleren. Het maakt gebruik van symbolen en diagrammen om de gegevensstromen tussen verschillende delen van het systeem te laten zien. De DFD is specifiek ontworpen om de stroom van informatie in een systeem of proces te visualiseren, zodat het proces van dataverwerking overzichtelijk omgeschreven kan worden.

De keuze van de juiste modelleermethode is afhankelijk van het doel en de complexiteit. Een modelleermethode is een gestandaardiseerde aanpak voor het visualiseren en documenteren van processen.

Door gebruik te maken van een of meer van deze modellen kunnen bedrijfsprocessen en systemen inzichtelijk worden gemaakt door een heldere beschrijving, visualisatie en hierna kan aansluitend het proces worden geanalyseerd . Dit kan helpen om zwakke plekken in het proces te identificeren, optimalisaties door te voeren en te zorgen voor een gestroomlijnde en efficiënte bedrijfsvoering.

Procesbeschrijving binnen informatiebeveiliging in 8 stappen

Hoe kan u een proces in kaart brengen? Om organisaties te ondersteunen bij business process mapping hebben wij een stappenplan opgesteld. Het doel is om je hiermee een gestructureerde aanpak te bieden om de systemen en processen in kaart te brengen omtrent informatiebeveiliging en ervoor te zorgen dat de beveiligingsmaatregelen effectief en efficiënt ingezet worden. 

Elke stap in dit plan draagt bij aan het inzichtelijk maken van een proces. Door bijvoorbeeld de informatiestromen (input en output in Stap 2) en de actoren (Stap 3) te identificeren, wordt de dynamiek van het proces steeds helderder.

Stap 1: Identificeer de processen en bijbehorende systemen die betrokken zijn bij de verwerking, opslag en overdracht van gevoelige informatie.

Stap 2: Breng per proces de belangrijkste input en output van de processen in kaart. Dit is de informatie die binnenkomt en uitgaat van de processen en bijbehorende systemen. Hiervoor kan je een van bovenstaande modellen gebruiken.

Stap 3: Identificeer de belangrijkste interne en externe belanghebbenden. Dit zijn de personen of entiteiten die betrokken zijn bij de processen en systemen en/of de gegevens die deze verwerken. 

Stap 4: Breng de risico's in kaart die verbonden zijn aan de verschillende processtappen en de gebruikte systemen. Hiervoor kan je gebruik maken van onze gratis risico-analyse checklist.

Stap 5: Analyseer de beveiligingsmaatregelen die momenteel worden gebruikt voor elk proces en systeem. Dit omvat de fysieke, technische en organisatorische maatregelen die zijn genomen om de informatiebeveiliging te waarborgen.

Stap 6: Identificeer eventuele tekortkomingen in de beveiligingsmaatregelen en ontwikkel een actieplan om deze te verbeteren.

Stap 7: Bepaal de criteria voor het monitoren en meten van de effectiviteit van de beveiligingsmaatregelen en zorg voor de implementatie van geschikte controles.

Stap 8: Documenteer nu de beveiligingsprocessen en -procedures en zorg ervoor dat alle belanghebbenden hiervan op de hoogte zijn. De resulterende documentatie is in feite een werkprocesbeschrijving, een formeel overzicht van hoe een specifiek werkproces wordt uitgevoerd, inclusief de beveiligingsaspecten.

Let op: Evalueer en herzie de processen en systemen regelmatig om ervoor te zorgen dat ze up-to-date blijven en effectief blijven in het beschermen van gevoelige informatie.

Dit stappenplan voor procesbeschrijving en optimalisatie kan een organisatie ondersteunen bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en systemen. Veel bedrijven gebruiken een tool om dit proces overzichtelijk te houden.

Lees ook: Identificeer en beheer risico's binnen informatiebeveiliging

Processen in kaart brengen met een tool

De meeste organisaties hebben moeite met het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en informatiesystemen. Een ISMS-tool, zoals Base27, kan hierbij helpen de overzichtelijkheid te bewaren. Via een ISMS kan je eenvoudig processen toevoegen, prestatie indicatoren instellen, risico’s formuleren en direct de verantwoordelijke koppelen. Ook kan er direct aangegeven worden wanneer deze processen en/of systemen geaudit moeten worden en door wie. 

Met een tool:

• Bevorder je de overzichtelijkheid van het proces, risico’s en beheersmaatregelen;
• Beleg je eenvoudig de verantwoordelijkheid;
• Regel je automatische controle-herinneringen door de juiste persoon;
• Behoudt je inzicht in het verloop van de werkprocessen. 

Bekijk hieronder bijvoorbeeld eens hoe dat in Base27 eruit ziet. 

Procesoptimalisatie en verbeteringen

Het nauwkeurig in kaart brengen van bedrijfsprocessen en systemen is een fundamentele eerste stap, niet alleen voor het waarborgen van informatiebeveiliging, maar ook als basis voor procesoptimalisatie. Maar wat betekent procesoptimalisatie eigenlijk? Het omvat het identificeren, analyseren en verbeteren van bestaande bedrijfsprocessen om efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen, fouten te minimaliseren en de algehele prestaties te verbeteren. 

Er zijn verschillende methodieken en modellen die organisaties inzetten om werkprocessen te verbeteren. Een bekend voorbeeld is de Six Sigma methode, een datagedreven aanpak die gericht is op het verminderen van variatie en defecten in processen. Het DMAIC model (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) vormt hierbij de roadmap voor verbeterprojecten. Deze legggen we hieronder verder uit.

Six Sigma methode & DMAIC model

De Six Sigma methode is een datagedreven aanpak die gericht is op het verminderen van variatie en defecten in processen (tot een niveau van 3.4 defecten per miljoen mogelijkheden). Dit maakt het bijzonder geschikt voor organisaties die streven naar near-perfect kwaliteit en significante kostenbesparingen door het elimineren van fouten en rework. Six Sigma wordt vaak ingezet in sectoren zoals de productie-industrie, financiële dienstverlening en gezondheidszorg, waar consistentie en nauwkeurigheid van cruciaal belang zijn.

Het DMAIC model (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) vormt hierbij de roadmap voor verbeterprojecten binnen Six Sigma. Elke fase heeft een specifiek doel:

• Define: Hier wordt het probleem, de doelstellingen van het verbeterproject en de scope helder gedefinieerd. Het is cruciaal om te begrijpen wat de klant (intern of extern) belangrijk vindt (Voice of the Customer).
• Measure: In deze fase wordt de huidige prestatie van het proces gemeten. Er worden relevante data verzameld en vastgelegd om een basislijn te creëren. Dit helpt om de omvang van het probleem te kwantificeren.
• Analyze: De verzamelde data wordt geanalyseerd om de grondoorzaken van het probleem of de defecten te identificeren. Statistische tools spelen hierbij vaak een belangrijke rol.
• Improve: Op basis van de analyse worden oplossingen bedacht en geïmplementeerd om de grondoorzaken aan te pakken en het proces te verbeteren. Dit kan variëren van kleine aanpassingen tot herontwerp van het proces.
• Control: In de laatste fase worden maatregelen geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de verbeteringen duurzaam zijn en de prestaties van het proces op het gewenste niveau blijven. Monitoring en controlemechanismen zijn hier essentieel.

Het DMAIC-model is vooral nuttig wanneer je een bestaand proces wilt verbeteren met onbekende oorzaken van problemen en wanneer meetbare data beschikbaar is om de prestaties te analyseren en de impact van verbeteringen te volgen.

Bedrijfs- en werkprocessen in kaart brengen voor verbeterde informatiebeveiliging

Het uiteindelijke doel van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen en systemen is het creëren van inzicht. Zo doende kan je snel starten met het identificeren van risico's en het leggen van de basis voor zowel verbetering als sterke informatiebeveiliging.

Om de bedrijfsprocessen op een strategische en overzichtelijke manier te delen en analyseren, wordt er vaak gebruikgemaakt van een tool, als Base27.

Wil je jouw informatiebeveiliging naar een hoger niveau tillen? Bekijk dan eens wat onze ISMS-tool Base27 voor je kan betekenen.